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総務部が押さえておきたい「ワークフローシステム」とは？


〜導入メリット・課題・外注ニーズ・今後の展望〜

近年、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中で、「ワークフローシステム」の導入が総務部門を中心に急速に拡大しています。紙やメールベースで行っていた申請・承認・報告のフローをデジタル化し、業務効率を劇的に高める仕組みとして注目されています。本記事では、総務部における活用方法を軸に、ワークフローシステムの概要から外注ニーズ、課題、そして今後の展望までを整理します。


■ そもそも「ワークフローシステム」とは？

ワークフローシステムとは、社内の申請・承認・決裁などの一連の業務プロセスをデジタル上で可視化・自動化する仕組みのことです。
具体的には、稟議書、経費精算、出張申請、備品購入申請など、これまで紙やExcelでやり取りしていた業務をオンラインで完結できるようにするツールを指します。


これにより、誰がどこで止まっているのかを即座に把握でき、承認スピードの向上やミスの削減、ペーパーレス化が実現します。


■ 総務部における活用方法

総務部は社内のあらゆる部門をつなぐ“ハブ”として、膨大な申請・承認・管理業務を抱えています。ワークフローシステムの導入によって、以下のような効果が得られます。

● 1. 各種申請の電子化によるスピードアップ

社内文書（契約書、稟議書、勤怠届など）の承認ルートを自動設定することで、上長の不在時でも決裁がスムーズに進みます。


● 2. 業務の可視化とガバナンス強化

誰がどの段階で承認したかが履歴として残るため、監査対応が容易になります。コンプライアンス意識の高まりに対応する上でも重要な仕組みです。


● 3. 他システムとの連携による効率化

人事システム、勤怠管理、経理ソフトなどと連携させることで、データの二重入力を防ぎ、入力ミスを削減します。


■ 外注ニーズと導入時のポイント

ワークフローシステムの導入・運用は、外部ベンダーへの外注ニーズが高い領域です。
理由は、以下の3点にあります。

  1. 自社業務に合わせたフロー設計が難しい
    　既製品では自社の承認ルートに合わず、カスタマイズが必要になるケースが多い。
  2. セキュリティ要件への対応が求められる
    　クラウド化が進む中、情報漏えい対策を含めた安全な運用が重要。
  3. 他システム連携の専門知識が必要
    　会計・勤怠・人事システムなどとの連携を自社で構築するのは負担が大きい。

そのため、設計・運用を専門企業に委託することで、最適な導入と安定した運用が実現しやすくなります。

■ 導入後に見えてくる課題とニーズ

ワークフローシステム導入後も、企業は次のような課題に直面します。


  • 承認ルールが複雑化し、運用が属人化する
  • 利用部門間での操作習熟度の差
  • 現場の意見を反映しづらいカスタマイズ性の限界

このため、最近では「ノーコードで構築できる柔軟なワークフロー」や「AIによる自動承認判定」など、よりユーザー寄りの設計が求められています。


■ 今後の展望：AI×ワークフローで“自律型業務”へ

今後のワークフローシステムは、AIやRPAとの融合によって自動化レベルがさらに進化していくと予想されます。

  • AIが過去の申請データを学習し、承認結果を自動予測・提案
  • RPAがデータ入力やシステム連携をバックグラウンドで自動実行
  • チャットボットが総務部に代わって申請者の質問に自動対応

これにより、総務部は「承認・処理を回す部門」から、「システムを設計・監督する部門」へと役割がシフトしていくでしょう。

■ まとめ


ワークフローシステムは、単なる業務効率化ツールではなく、組織全体のガバナンスとDX推進の中核を担う存在です。
特に総務部は、導入・運用の主導役として、外部パートナーと協力しながら最適な仕組みを整えることが重要です。
今後は、AIやクラウド連携を前提とした「次世代型ワークフロー」の活用が、企業の競争力を左右する時代になっていくでしょう。


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